Per visionare o ottenere il rilascio di copia di relazione di servizio, verbali di sopralluogo oppure di esposti presentati alla Polizia Locale o di altra documentazione specifica, occorre presentare specifica richiesta motivata. L’’accesso è consentito soltanto a coloro ai quali gli atti si riferiscono direttamente o indirettamente, e comunque solo laddove questi se ne possano avvalere per tutelare una posizione giuridicamente rilevante. La richiesta di accesso ai documenti amministrativi deve essere presentata dal soggetto interessato direttamente all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Essa deve: specificare e, ove occorra, comprovare, l’interesse connesso all’oggetto della richiesta; contenere gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi che ne consentano l’individuazione; specificare l’identità del soggetto richiedente. Qualora, in base alla natura del documento richiesto, non risulti l’esistenza di controinteressati, il diritto di accesso può essere esercitato in via informale mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio dell’amministrazione competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente.

È richiesto l’accesso formale nei seguenti casi quando sorgano dubbi: sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell’interesse in base alle informazioni e alle documentazioni fornite o sull’accessibilità del documento; sull’assenza di controinteressati.

Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, l’amministrazione, entro dieci giorni, ne dà comunicazione al richiedente con raccomandata A/R ovvero con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione. In tale caso, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.

L’atto di accoglimento della richiesta di accesso:

contiene l’indicazione dell’ufficio completa della sede presso cui rivolgersi;

assegna un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia. Se il richiedente non esercita il suo diritto nel suddetto periodo di tempo dovrà presentare una nuova istanza.

I documenti amministrativi sui quali è consentito l’accesso non possono essere alterati in alcun modo e non possono essere asportati dal luogo presso cui sono dati in visione. L’esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata.

L’interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione.

La copia degli atti comporta un costo di riproduzione mentre la semplice presa visione è gratuita.

L’Amministrazione assicura che il diritto d'accesso possa essere esercitato anche in via telematica.

La conclusione del procedimento di accesso è di trenta giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all’ufficio competente. Trascorsi inutilmente i trenta giorni dalla ricezione dell’istanza è prevista la forma del silenzio rifiuto.

Gli atti di diniego, di differimento o di limitazione all’esercizio del diritto di accesso devono essere motivati.

Normativa di riferimento: artt. da 22 a 25 L. 241/1990 e ss.mm.ii; D.P.R. 184/2006 (Regolamento  recante  disciplina  in  materia di accesso ai documenti amministrativi); art. 38 del D.P.R. n.  445/2000; artt. 4 e 5 D.P.R. n. 68/2005; Decreto legislativo n. 82/2005 e ss.mm.ii.